Exporteren naar Excel

Op deze pagina's worden alle export mogelijkheden naar Excel verzameld. Het aantal mogelijkheden wordt met name door gebruikers bepaald of is het gevolg van een keuzen door MijnVolksuniversiteit.nl. Indien u specifieke wensen heeft kunt u deze indienen via support@mijnvolksuniversiteit.nl.

Exporteren Personen

Op de pagina "Persoonsgegevens" staan een aantal mogelijkheden:

Alle Personen: Deze Excel bevat alle personen uit uw bestand. De Super User krjigt nog enkele kolommen extra te zien waaronder het BSN nummer en de rol in het systeem zodat u snel kunt controleren wie (nog) toegang hebben tot de administratie.
Docenten exporteren: Om een snel inzicht te krijgen in de personen die in de database staan aangemerkt als docent kunt u deze export gebruiken. Let op, dit zijn alle personen waarbij is aangegeven dat ze docent zijn ongeacht of ze in het lopende seizoen cursus geven! De basisgegevens komen bij elkaar te staan in de Excel. Indien u gegevens mist, geeft u dit dan even door.
Docenten overeenkomsten exporteren: Deze export Excel wordt gevuld met met relevante gegevens van alle docenten die in het actieve seizoen lesgeven. Op basis van deze spreadsheet kunt u een samenvoeg document maken in Word om de Overeenkomsten van Opdracht aan te maken. Mocht u minder bekend zijn met samenvoeg documenten, laat dan even een opzet maken op basis van uw huidige OvO. Neem contact op met MijnVolksuniversiteit.nl
Maillijst deelnemers: Een Excel met het emailadres van personen uit het bestand en de indicatie of ze al dan niet een nieuwsbrief wensen te ontvangen. Dit bestand kunt u gebruiken om uw favoriete nieuwsbriefprogramma te vullen.

Exporteren Cursusgegevens

Op deze pagina staan:

Alle cursussen: In deze Excel komen een aantal gegevens te staan van iedere geplande cursus. O.a. het cursusnummer en -titel, start- en eind datum en -tijd, de cursusdag, de locatie, de coordinator en het aantal deelnemers. Indien u hier kolommen bij wilt hebben, geef het dan even door.
Alle media: Een Excel met een lijst van alle 'Bijlagen'
Boekenlijst per cursus: Elke cursus in het seizoen met de boeken die daar aan zijn gekoppeld
Alle locaties en lokalen: Een Excel met alle ingevoerde locaties en de bijbehorende lokalen.
Planning per sessie: Een Excel met de lessen en de vermelding in welk lokaal deze zijn gepland, gesorteerd op startdatum.
Sessie schema: Een Excel met de lokaalbezetting in roostervorm

Exporteren Inschrijvingen

Op deze pagina staan:

Alle inschrijvingen: In dit Excel bestand komen alle inschrijvingen van het actieve seizoen te staan inclusief de status van de inschrijving en de daaraan gekoppelde betalingen.
Alleen 'aanmaningen': Een Excel met inschrijvingen waarvan nog een saldo open staat. Deze kunt u gebruiken om een via een samenvoegbestand in Wordt te mailen naar de cursisten.
Bevestigingen klaar voor verzending: Een Excel met een samenvatting van de mail die verzonden worden indien u de bevestigingen gaat zenden. Als de teller op het dashboard bijvoorbeeld op 26 staat, dan staan in deze Excel 26 regels met vermelding van welk type mail naar wie wordt verzonden zodra u gaat zenden.

Exporteren gegevens voor een programmabrochure

Iedere VU heeft een eigen opmaak voor het programmaboekje. Veel VU's beginnen met een opzet daarvan in Word. Om iedere mogelijke opmaak in MijnVolksuniversiteit.nl in te bouwen is niet uitvoerbaar. Microsoft Office heeft hier echter handige hulpmiddelen voor. MijnVolksuniversiteit.nl levert de cursusinformatie voor de brochure in een Excel spreadsheet en verstrekt een voorbeeld van een Word sjabloon. Door het Word sjabloon aan te passen kunt u eenvoudig uw eigen layout bepalen. Kennis van het gebruik van de functie "Verzendlijsten/Mail Merge" in Word is wel handig.

Door de onderstaande handelingen uit te voeren maakt u op eenvoudige wijze de inhoud van de brochure aan:

Maak een directory aan op uw PC (bijvoorbeeld "brochure") op een plaats die u makkelijk terug kunt vinden en waarin u enkele bestanden gaat opslaan;
Exporteer de cursusinformatie naar uw PC met behulp van de menu optie "Export brochure gegevens";
Open het bestand uit de download map in Excel;
Sorteer de rijen in de Excel in de volgorde waarin u ze in het boekje wilt. Voor de BrochureTemplate_2 is dit categorie/subcategorie/subsubcategorie/nummer omdat anders de kopjes verkeerd verschijnen;
Sla het bestand op in de eerder aangemaakte directory (bijvoorbeeld "brochure" en noem het programma.xlsx en kies het type xlsx (dit omdat het download bestand een oudere versie is, Excel herstelt dit voor u). Gebruik wel de aangegeven bestandsnaam voor de Excel want het Word document zoekt naar die naam.
Download het voorbeeld Word sjabloon naar dezelfde directory. Kies uit:

Een voorbeeld van een opzet met tekstblokken (vraag via freshdesk een voorbeeld aan: BrochureTemplate_1.docx);
Of een voorbeeld van een opzet met 1 regel per cursus ingedeeld per subcategorie (vraag via freshdesk een voorbeeld aan: BrochureTemplate_2.docx);

Open het Word bestand. Tijdens het openen wordt u gevraagd of u een SQL opdracht wilt uitvoeren. Antwoord met ja;
Nu opent het Word bestand en u ziet bijvoorbeeld <<titel>> en <<tekst>> staan (en nog meer van dit soort dingen);
De volgende uitleg gaat uit van Microsoft Office 2007 in het Nederlands: Ga naar het tabblad "Verzendlijsten";
Rechts van het midden staat een loep met "voorbeeld van het resultaat. Klik deze aan (u ziet de eerste cursus) en klik ook op de pijlen naar rechts en links die er naast staan. U ziet hoe het er uit gaat zien;
Klik nu op "Voltooien en samenvoegen" -> "Afzonderlijke documenten bewerken" (rechts);
Laat de keuze "Alles" staan en klik op OK;
Er wordt nu een nieuw document gemaakt "Adreslijst1" of "Catalogus1" (afhankelijk van het gekozen sjabloon). Hierin staan nu alle cursusteksten opgemaakt volgens de template. Indien dit niet naar uw zin is, gooi dit document dan weg en ga terug naar het sjabloon;
Pas de template aan in breedte, lettertype, indeling enz. Ga opnieuw naar stap 8. Herhaal dit tot u tevreden bent;
Sla de wijzigingen in de template op!;
Indien u nog tikfouten aantreft, verander deze dan in MijnVolksuniversiteit.nl (ook in de website tekst) en herhaal vanaf stap 1.
Indien het resultaat in "Adreslijst_.doc" een goed uitgangspunt is, dan kunt u hier zelf de inhoudsopgave toevoegen en andere opmaak dingen. Doe dit echter pas nadat de cursusinformatie goed is! Sla het Word bestand op onder een nieuwe naam en sla ook de template op.

Het is de moeite waard om u kort te verdiepen in de "Verzendlijst" functie in Word. Eenmaal bekend met deze functie kunt u nog jaren plezier hebben van een substantiële tijdwinst.

Tips voor het aanpassen van het datumformaat in Word

Datumformaat afdwingen in een samenvoegdocument in Word:

Voeg een samenvoegveld in in de Word-versie van het samenvoegdocument, bijv <<Start>> Dat moet verwijzen naar het veld Start in een Excel-brongegevens-file, dat als eigenschap het datumformaat heeft. Bij een tekstformaat werkt het niet, maar hoeft dit alles ook niet...
Klik met rechts op dat veld en kies “ Veld bijwerken” of "Veld bewerken” of “Andere veldweergave” of “Eigenschappen” oid.
Er verschijnt dan {MERGEFIELD Start}
Wijzig dat in: {MERGEFIELD Start \@“dd-mm-yy”}
Opslaan en klaar. (na het opslaan staat er gewoon weer <<Start>> , maar de eigenschappen zijn wel veranderd)

Voor de liefhebbers:

“dd-mm-yy” resulteert bijvoorbeeld in 08-11-15
“d mmm yyyy” resulteert in 8 nov 2015
“d mmmm yyyy” resulteert in 8 november 2015
“mm/dd/yyyy” resulteert in 11/08/2015 (=amerikaans formaat)

Exporteren gegevens voor het maken van stickers

Het maken van stickers gaat op dezelfde manier als hierboven omschreven voor het programma boekje.

Exporteer de Excel "Cursusgegevens";
Open deze en sla hem op als stickers.xlsx (denk aan het type xlsx!) in een directory die u hiervoor gaat gebruiken;
Vraag via Fresdesk een voorbeeld van een Word sjabloon met stickers aan (Stickers_1.docx) en plaats deze in de zelfde directory;
Open het Word bestand, klik door op de gestelde vragen en maak een samenvoegbestand. Daarin treft u de stickers aan.

Indien u een ander formaat wilt of andere gegevens, pas dan het Word document aan.

HOME Handleidingen: ADMIN SITES V2 SITES V3