Docenten betalingen

De docenten betalingen worden bepaald op de gegevens uit de sessies bij een cursus. Het komt er op neer dat u een bepaalde periode op gaat geven bij het berekenen en dat voor de berekening alle sessies worden gebruikt die in die periode vallen. Indien een docent ziek is geweest, is het dus van belang om dat bij de betreffende sessie aan te geven. Daarom moeten een aantal voorbereidingen getroffen worden voordat u de cursussen gaat plannen. De onderstaande stappen 1 t/m 3 leiden u door die voorbereidingen heen. Stap 4 gaat over het ingeven van de honoraria en de stappen 5 en 6 gaan over het feitelijk uitrekenen van de betalingen. 

1. Sessie status aanmaken

In deze tabel kunt u een aantal redenen opgeven waarom een sessie niet door zou gaan. Dit is een brede omschrijving voor bijvoorbeeld een vakantie periode, maar ook voor het aangeven van ziekte of afmelding van een docent. Deze omschrijvingen kunnen in twee talen worden ingevoerd indien gewenst. Ze worden gebruikt bij het aanmaken van roostervrije periodes en bij het aangeven dat een sessie wordt aangepast wegens een afmelding door een docent (vervanging of uitstel).

Met "Status toevoegen" kunt u een venster openen en status varianten toevoegen. De "code" wordt later gebruikt om aan te geven om welke reden een sessie niet doorging. Gebruik hier bij voorkeur 1 letter om ruimte in de overzichten te besparen. Bijvoorbeeld V voor vakanties, Z voor ziekte, enz.

2. Contract soorten definieren

Hier kunt u aangeven welke contract soorten u met de docenten afsluit. Deze kunnen bij iedere docenten worden gekozen en vastgelegd voor een periode waarvoor ze geldig zijn. 

Vul omschrijvingen in die u aan vindt sluiten bij uw procedures. De code wordt in overzichten gebruikt, gebruik bij voorkeur 1 letter.

3. Onderhouden docenten contract periode

Het is noodzakelijk om aan te geven welk contract een docent heeft en tot wanneer. Zo is altijd bekend op welke wijze de docent betaald dient te worden voor cursussen die zijn gegeven in de aangegeven periode. Klik op het edit symbool:

Dan opent een venster:

 

Kies uit de beschikbaar soorten. Indien deze er nog niet zijn, maak ze dan eerst aan onder instellingen. Kies een contract soort, een betaalwijze en, indien er betaald wordt langs een ander rekening nummer dan aangegeven bij de persoonsgegeven, het IBAN nummer en de tenaamstelling. Geef vervolgens de ingangsdatum op (LET OP, DEZE DATUM MOET VOOR DE EERSTE LESDATUM LIGGEN). Het contract loopt altijd door tot het heden of tot de datum vanaf wanneer een nieuw contract type ingaast. Het oude niet weggooien!!

4. Honorarium invoeren

Het honorarium invoeren gebeurt zoals aangegeven in het hoofdstuk over het koppelen van de docent aan de cursus.

5. Docentenbetalingen berekenen

Op deze pagina kunt u de docenten betalingen berekenen, toevoegen en aanpassen. U komt op de pagina met de volgende menu optie:

Op het scherm geeft u de periode aan die u wilt berekenen. Voordat u begint is het verstandig de hele lijst leeg te maken. Klik op 'All' bij de paginering zodat alle regels op hetzelfde scherm komen. Klijk dan het multi-select vakje aan links van 'Cursus nummer' waarmee alle regels geselecteerd worden. Kies dan de actie verwijder en maak de lijst helemaal leeg. Nu de Start- (1) en einddatum (2) invullen en klik dan op "Berekenen" (3). U weet nu zeker dat alleen de te betalen regels in het overzicht staan. Regels die niet betaald moeten worden kunnen individueel verwijderd worden. Regels die naar de SEPA file gaan voor betaling worden hier niet meer getoond.:

U kunt de betalingen van 1 specifieke docent filteren om deze te controleren. U kunt ook memoriaal posten toevoegen voor een bepaalde docent, al dan niet gekoppeld aan een cursus:

U kunt regels weghalen met de multi-select --> verwijderen functie.

LET OP: INDIEN U AANPASSINGEN MAAKT OP CURSUS OF LESNIVEAU, GOOI DAN ALLE RECORDS WEG EN BEGIN OPNIEUW.

6. Betaalbestand aanmaken

Vanaf het scherm met de berekende of toegevoegde betaalregels kunt u een 'betaalbatch' aanmaken. Stel eventueel eerst een filter in (bijvoorbeeld de honorarium docenten indien u ook met freelancers en salarisdocenten werkt). Klik dan op de link 'process records'. Dit voegt de gefilterde regels samen tot één betaling die op het volgende scherm wordt getoond:

Hier kunt u van de verzamelde regels een Excel downloaden waarin de betaling is gespecificeerd en per docent is uitgesplitst. Eventueel kunt u ook een SEPA bestand downloaden met de totaalbedragen per docent en dit gebruiken voor de uitbetaling. 

U kunt ook rechtstreeks naar dit scherm via het menu )maar dan wordt er niets herberekend, u gaat alleen naar het scherm):