Berichten naar de cursisten
Uitleg van de bedoeling en de werking
MijnVolksuniversiteit.nl stuurt (semi)automatisch mails naar cursisten om ze op de hoogte te houden van verschillende momenten in het inschrijfproces. Deze functionaliteit is de kern van MijnVU en het aanmaken en verzenden van mails moet daarom wel op regelmatige basis gebeuren. Om de mailserver zijn werk goed te laten doen gaan er maximaal 50 mails tegelijk de deur uit. Op het dashboard en op het scherm Processen->Bevestigen staat hoeveel mails er verzonden gaan worden zodra u op de zend knop klikt. Hou deze wachtrij in de gaten en laat het getal bij voorkeur niet oplopen tot honderden mails om de cursisten ook tijdig van de juiste informatie te voorzien.
Op deze pagina staat uitgelegd onder welke omstandigheden de cursist een mail krijgt. Dit zijn mails gebaseerd op de inschrijving in de administratie. Een eventuele mail verzonden vanaf de website na het aanmelden staat hier eigenlijk los van. De door MijnVU geleverde websites kunnen namelijk een mail ter bevestiging van de aanmelding sturen naar de cursist, maar wij raden dit meestal af. De administratie stuurt al voldoende én meer relevante mails. Meldt dus op de site op het scherm dat wordt getoond na afronding van de aanmelding dat de inschrijving wordt bevestigd per mail zodra deze in de administratie is opgenomen.
| Voordat mails verzonden kunnen worden, moeten de juiste teksten voor iedere situatie zijn ingevoerd. Kies "Instellingen" => "Sjablonen" om de teksten in te voeren! |
Op het moment dat de inschrijvingen in de administratie worden ingevoerd (handmatig of importeren/controleren), krijgen de inschrijvingen een initiële status die afhankelijk is van de cursus status. Normaal zal dit "Deelnemer" zijn of "Wachtlijst" afhankelijk van het maximum aantal deelnemers. U kunt deze status zien bij de cursusgegevens. Bij de inschrijving wordt aangegeven dat er een bevestiging naar de cursist mag worden gestuurd. Op het moment dat u op de knop druk voor het maken van bevestigingen (bijvoorbeeld "Alle statussen"), dan stuurt het systeem iedereen waaraan iets is te melden een email met een specifiek bericht en slaat dit bericht op zodat u terug kunt vinden wat er wanneer is verzonden. Voor cursisten zonder email wordt een brief aangemaakt in een verzamel PDF. Het is aan u om deze af te drukken en te verzenden. Het adres van de cursist wordt op een positie geplaatst geschikt voor vensterenveloppen waarop het venster rechts zit. Mocht u dit anders willen, dan kunt u dit aanpassen bij de instellingen.
| Het is mogelijk om eerst te testen wat er verzonden zou gaan worden. In de huidige versie is dat als volgt geregeld: Bij Instellingen->Systeem->Algemeen kunt u een test email adres invullen (bijvoorbeeld Schoneberg@gmail.com). U maakt hiervoor gewoon een gratis email adres aan bij hotmail of gmail. Op het moment dat u de bevestigingen wilt versturen vraagt het programma 'Bevestig de verzending'. Hier kunt u antwoorden met 'Akkoord/Test/Annuleer'. Test en Akkoord doen hetzelfde met één groot verschil: bij Test worden alle mails naar uw test email adres gestuurd en worden de verzonden mails niet opgeslagen, bij Akkoord gaan ze naar de cursisten en worden ze wel opgeslagen. |
Een cursist kan de volgende berichten krijgen:
- Vanuit de website een mail met de bevestiging van aanmelding. Dit is geen bevestiging van de opname van die inschrijving in de administratie! Daarom raden wij af deze mail te sturen want hij voegt weinig toe. De cursist krijgt immers al een scherm te zien waarop de aanmelding wordt bevestigd.
- Na opname van de inschrijving in de administratie krijgt de cursist een bericht dat de inschrijving is opgenomen in de administratie. Afhankelijk van de status van de cursus en het maximum aantal op de cursus zal dit bericht de cursist vertellen dat hij/zij is ingeschreven:
- als deelnemer, maar dat het nog niet bekend is of de cursus doorgaat OF
- als deelnemer op een cursus die doorgaat (= bevestiging van deelname) OF
- en op een wachtlijst is geplaatst omdat de cursus al vol is OF
- op een cursus die al is afgelast en dus niet is geplaatst
- Enige tijd later wordt besloten of een cursus doorgaat of niet. Op dat moment wordt bij alle inschrijvingen op die cursus aangegeven dat er weer een bericht gestuurd kan worden. Op het moment dat u weer op de knop "Alle statussen" klikt bij de bevestigen, krijgt een cursist een bericht waarin wordt aangegeven dat hij/zij:
- kan deelnemen (bewijs van deelname) OF
- op de wachtlijst blijft staan tot een plaats vrij komt OF
- niet is geplaatst omdat de cursus vol zat OF
- niet is geplaatst omdat de cursus niet door gaat.
Bij veranderingen in de cursus status of individuele veranderingen in de inschrijvingen kan de cursist dus weer een nieuw bericht krijgen om hem/haar op de hoogte te brengen van de verandering. Voor de verschillende types meldingen zijn er vaste teksten in het systeem die tezamen met de individuele cursus gegevens worden toegestuurd. Omdat in extreme gevallen de cursist meerdere berichten achter elkaar kan krijgen, wordt bijgehouden wat er is verzonden. Echter, aangezien u zelf (per VU overigens) op de knop drukt voor de verzending, kunt u wellicht overbodige berichten voorkomen. Stel dat u eerst aangeeft dat een cursus doorgaat, dan zou een cursist op de wachtlijst al een mail krijgen dat hij/zij niet is geplaatst. Indien u even later besluit dat de personen op de wachtlijst toch mee kunnen doen en dit aanpast, dan zou de cursist een tweede bericht krijgen. Indien intussen geen bevestigingen zijn aangemaakt, dan zal de cursist alleen de laatste actie bevestigd krijgen en dus maar één mail zien waarin zijn deelname wordt bevestigd.
| Belangrijk voor VU's die met meerdere mensen in de administratie werken: Indien een collega op de knop "Alle statussen" klikt onder "Bevestigingen", dan worden alle bevestigen verzonden, ook indien u dat voor een bepaalde cursus misschien nog niet wilt. Daarom kunt u per cursus aangeven bij "Bevestigen" of u dat voor die cursus al wilt. Zet u dit uit, dan worden voor deze cursussen (nog) geen bevestigen verzonden tot u deze optie weer aanzet. Klik wel tussendoor even op "Opslaan (en afmaken) indien u dit tijdelijk uit wilt zetten, want pas dan wordt het in het systeem opgeslagen. |
Vrije mails
U kunt een vrije mail naar een persoon sturen door op het scherm met de persoonsgegevens naast het email adres op het icoon "Stuur een mail" te klikken. Een mail die op deze wijze is verzonden, wordt in het systeem bewaard, maar alleen aan de persoon gekoppeld omdat er immers geen andere relatie is.
U kunt ook meerdere (dezelfde) mails naar een groep van cursisten sturen. Die ontvangen deze mail individueel (dus niet als CC of BCC). Iedere mail wordt opgeslagen in het systeem bij de persoon en bij de cursus.
Mails terug vinden
U kunt alle verzonden mails (vrije mails vanaf het begin van die functie + systeem mails vanaf 7 maart 2013) terug vinden in een lijst onder menu "Overzichten --> Verzonden berichten". Daar staan alle mails. Dat kunnen er snel veel worden. Dit kan echter handig zijn om even snel te zien wat er de afgelopen dagen is verzonden. Indien u alleen de mails naar een bepaalde persoon wilt zien, dan kunt u naar het scherm met de persoonsgegevens OF naar het scherm met het inschrijfformulier voor een bepaalde persoon. Indien er naar die persoon mails zijn verzonden, zal er een klein envelop icoon zichtbaar worden in de rechter bovenhoek. Als u daar op klikt gaat u naar het scherm met verzonden mails, maar dan alleen de mails naar die persoon. Door op de titel van een mail te klikken opent de tekst van de mail zoals hij was verzonden.
In het overzicht scherm kunt u met de "multi-select" aangeven dat u een bericht opnieuw wilt laten verzenden. U stuurt dan niet het bericht zoals het in de lijst staat opnieuw, maar het standaard bericht wordt opnieuw aangemaakt en klaargezet voor de volgende verzending. Op die manier wordt voorkomen dat verouderde informatie opnieuw naar een cursist verzonden kan worden. De cursist krijgt dan nogmaals het bericht, maar altijd met de meest recente informatie.
Oproepen mail overzicht:
Het overzicht zelf:
