SEPA incasso

MijnVolksuniversiteit.nl stelt de gebruiker in staat om eenmalige incasso's uit te voeren via uw eigen bankenpakket. MijnVolksuniversiteit.nl maakt hiervoor een zogenaamd SEPA bestand aan. Dit is een bestand wat voldoet aan de eisen van de Nederlandse banken om verwerkt te worden in de betaalsoftware van de bank. Iedere keer dat u een aantal incassoregels gaat verwerken binnen één SEPA bestand spreken we over het verwerken van een batch.

U heeft voor het aanbieden van uw incasso's een contract nodig met uw bank. Sommige banken stellen eisen aan het maximum aantal batches per dag, het maximum aantal regels per batch en het maximum bedrag per batch. Indien uw bank u een dergelijke beperking oplegt, dan kunt u het maximum aantal regelsen het maximum bedrag per batch vooraf aangeven bij de instellingen.

Let op: Indien u deze waarden op nul laat staan, dan zal MijnVolksuniversiteit.nl dan maakt MijnVU geen batches aan.

Indien u niet meer dan één batch per dag aan mag bieden, dan moet u er zelf zicht op houden dat u de incasso functie maar één keer per dag gebruikt. Dit kan inhouden dat u meerdere dagen achter elkaar de batches aan moet maken totdat er uiteindelijk geen incasso's meer te doen zijn. Hou er wel rekening mee dat afhankelijk van de instellingen er ook elke dag meer incasso's in aanmerking kunnen komen om in een batch terecht te komen. 

Binnen MijnVolksuniversiteit.nl houdt het systeem bij welke incasso's terecht zullen gaan komen in een incasso batch aan de hand van een aantal instellingen. In ieder geval zijn de betaalregels op het inschrijfformulier het startpunt voor de incasso verwerking. De volgende selectievoorwaarden zijn van toepassing:

•  Per betaalregel gelden drie voorwaarden:
  • Als eerste: de betaalregel moet er wel ook echt zijn! Als de betaalregel voor de incasso ontbreekt, dan moet die eerst worden aangemaakt, anders komt die nooit in de batch.
  • De incassodatum zoals die op de betaalregel staat is ouder of gelijk aan vandaag of de datum die u opgeeft bij incasso in de toekomst. Datums voorbij die datum worden niet meegenomen bij de verwerking van vandaag.
  • Het bedrag moet groter zijn dan 0 (en dus positief)
  • Het batchnummer (laatste kolom) moet 0 zijn. Op die plek wordt namelijk bij het aanmaken van de batch het betreffende nummer ingevuld. 
•  Bij de cursusgegevens gelden de volgende voorwaarden:
  • De status van de cursus moet "Nog onbepaald" of "Doorgaan" zijn. Op een afgelaste cursus wordt niet meer geïncasseerd.
  • Dan zijn er 4 mogelijkheden om het incasso moment te bepalen:
    • "Incasso tegenhouden" houdt in dat er voor die cursus nog geen incasso's gedaan kunnen worden
    • "Incasso bij inschrijven" houdt in dat de datum vanaf welke de incasso mag plaatsvinden op de inschrijfdatum wordt gezet (tijdens het inschrijven!). Dit houdt in dat iedere inschrijving op die cursus die nog niet was geïncasseerd mee zal gaan in de batch (uiteraard afhankelijk van de ingestelde maximum waarden, zie hierboven).
    • "Incasso vanaf minimum" houdt in dat de inschrijvingen nog niet worden geïncasseerd tot het aantal deelnemers het minimum aantal heeft bereikt. Vanaf dat moment worden alle inschrijvingen op die cursus die in aanmerking komen, meegenomen in de batch.
    • "Incasso vanaf startdatum" houdt in dat bij het inschrijven de eerste incasso datum gelijk wordt gemaakt aan de startdatum van de cursus. Incasso's op die cursus komen dus pas in een batch terecht nadat de cursus is gestart.
•  Dan moet de inschrijving nog aan de volgende voorwaarden voldoen:
  • De status van de inschrijving moet "deelnemer" zijn (dus "wachtlijst" enz. gaan niet mee in de batch)
  • De status van de inschrijving mag ook "Annuleren" zijn, maar dan moet wel expliciet het vinkje "Incasso bij annuleren?" worden aangezet. Dan gaan de incasso records bij een annulering ook mee. Wel even goed het te incasseren bedrag controleren! (Een "annulering" is een door de cursist afgezegde inschrijving).
  • Van de persoon moet minimaal de achternaam, de woonplaats en het IBAN bankrekeningnummer worden ingevuld. Indien het IBAN nummer correct is ingevuld, dan wordt de in de SEPA incasso verplichte BIC code door MijnVU automatisch toegevoegd aan het SEPA bestand.  Indien bij de persoon ook (maar niet uitsluitend) het "Rekeningnummer t.n.v." staat ingevuld, zal die tenaamstelling in de batch worden gebruikt. De achternaam moet echter altijd ingevuld zijn! In een SEPA bestand mogen (helaas) alleen "normale" letters en cijfers voorkomen. Dit houdt in dat MijnVolksuniversiteit.nl op dit moment alle bijzondere letters (bijv. é, ö, ê enz. weglaat uit de naam. Dit om te voorkomen dat de incasso wordt geweigerd. Er wordt nog gekeken naar een oplossing waarbij de letter worden omgezet (bijvoorbeeld é, è en ë worden een e), maar op dit moment is dat nog niet van toepassing.
• Als laatste staat er bovenaan het SEPA incasso scherm nog "Incasseren in de toekomst?" met een bijbehorend datum veld. Wat u hiermee kunt doen is een incasso bestand aanmaken alsof u dit in de toekomst doet. Bijvoorbeeld, u doet de incasso altijd op de 27ste van de maand, maar u heeft geen zin om de batch in de kerst vakantie uit te voeren. U vult maakt dan ruim voor de kerst een batch aan met datum 27/12. MijnVU verzamelt nu alle incasso's volgens de bovenstaande regels alsof het 27/12 is inclusief de instructie naar de bank dit uit te voeren alsof het 27/12 is.  U kunt het bestand dan al direct aanbieden bij de bank, maar de uitvoering volgt pas later. Voor SEPA geldt ook dat er 6 dagen "bedenktijd" zijn voor de cursist. Als u vandaag een batch aanmaakt, dan gaan alleen incasso's t/m vandaag in de batch. Echter, die komen op zijn vroegst pas na 6 dagen naar u toe. U zou dus ook bij de "Datum in de toekomst" alvast de incasso's voor de komende week ook mee kunnen nemen. Dan zijn die na de verplichte bedenktijd ook maar vast binnen. Voor de cursist verandert er niets, de incasso vindt plaats op de aangegeven datum, alleen valt die dan binnen de "bedenktijd". 

Aan de hand van de bovenstaande "checklist" kunt u het verschijnen van incasso's in de batch inregelen. Indien er meer incasso's zijn dan maximaal toegestaan per batch, worden de oudste het eerst geïncasseerd.

Op het scherm waar u de SEPA incasso aanmaakt staan de laatste 5 incasso's vermeld met enkele iconen er achter:

• Herstel: Indien u niet in de incasso heeft gekregen wat u had verwacht, dan kunt u de hele batch terugdraaien alsof u nog niets had gedaan. Die dit uiteraard niet als u de batch al heeft aangeboden aan de bank want dan loopt het systeem niet meer in de pas met de bank.
• Boeken: Indien u bij de Instellingen->Systeem->Functionele instellingen het vinkje 'Automatisch boeken' uit heeft staan, dan kunt u OF elke incasso met de hand boeken bij de inschrijving OF met de 'Boeken' functie dit doen voor alle incasso' in de batch. Maar vrijwel niemand gebruikt dit en laat alles automatisch boeken. Alleen storneringen worden dan handmatig geboekt. Dat scheelt enorm veel tijd.
• PDF: Download een incasso-overzicht in PDF vorm
• Excel: Download een incasso-overzicht in Excel vorm

Tenslotte, u krijgt het SEPA bestand zelf aangeboden in een download venster. Dit bestand kunt u uploaden naar uw bank. 

Indien de bank een foutmelding geeft kunt u eventueel een validatie doen op het bestand op bijvoorbeeld de site van Mobilefish. Upload uw bestand en valideer het tegen de pain.001.008.02.xsd definitie. Vaak kunt u dan lezen wat er aan de hand is. Indien het niet duidelijk is, dien dan een support ticket in en wij helpen u verder.

Voorbeeld SEPA incasso werking:

Stel, de incasso staat ingesteld op de startdatum van de cursus en een cursus start op 8 december 2014. 

• Als je op 27 november 2014 zou incasseren en je stelt geen datum in de toekomst in, dan neemt MijnVU alle incasso’s tot vandaag (zonder de cursus van 8/12) en de bank incasseert over 6 werkdagen (dus op 5 december)
• Als je op 27 november 2014 zou incasseren en je stelt zelf de datum in op 5 december, dan neemt MijnVU alle incasso’s t/m 5 december (dus zonder de cursus van 8/12) en de bank incasseert over 6 werkdagen (dus op 5 december)
• Als je op 27 november 2014 zou incasseren en je stelt zelf de datum in op 15 december, dan neemt MijnVU alle incasso’s t/m 15 december (dus inclusief de cursus van 8/12) en de bank incasseert op 15 december want dat is meer dan de verplichte 6 werkdagen.

De bank incasseert namelijk niet op regel niveau, maar incasseert de hele batch op de datum die je meegeeft met een minimum van 6 werkdagen in de toekomst. MijnVU stopt daar in wat er in te stoppen valt.