Hoe te beginnen

Voordat er begonnen kan worden aan het opbouwen van een cursusseizoen moet dat seizoen eerst worden aangemaakt. Dit kan alleen door de “Super User” worden gedaan. Dat is de persoon die binnen de Volksuniversiteit de hoogste rechten heeft in het systeem en die seizoenen aan kan maken maar ook administrateurs kan benoemen. De “super user” ziet enkele menu opties meer dan de administrateur. Een administrateur kan op zijn/haar beurt coördinatoren benoemen (op dit moment de verzamelnaam voor alle overige gebruikers binnen de organisatie die toegang krijgen tot het systeem) en die coördinatoren hebben weer minder rechten dan een administrateur. De eerste handelingen die een super user doet zijn de volgende:

•  Het benoemen van een of meerdere administrateurs
•  Het opzetten van een seizoen
•  Het invullen van de te gebruiken categorieën en subcategorieën in het systeem
•  Het invullen van een aantal standaard waarden.

Daarna kan de administrateur aan de slag om een seizoen te vullen met het programma aanbod.

Klik hier voor de instructiefilm "De eerste inrichting van MijnVU"

De werking van het hoofdmenu

Bij binnenkomst in de applicatie ziet de gebruiker het hoofdmenu.

Wanneer de muis over de hoofdfuncties wordt bewogen, dan klappen de submenu opties open en dicht. Maak uw keuze uit de submenu items door er een aan te klikken. Dit brengt u naar de gewenste functie.

Het benoemen van een administrateur

De super user begint met het kiezen van het icoon “Programma” en vervolgens uit de submenu balk de keuze “Personen”. Daarmee verschijnt het scherm “Zoek/onderhoud de juiste persoon of voeg een persoon toe”:

Normaal gesproken wordt een persoon eerst opgezocht in de database door een (deel van) de naam in te tikken en op die manier de juiste persoon te vinden. Hier gaat het om de eerste persoon, dus die kan direct in worden gevoerd. Voor de registratie van de administrateur is het voldoende om een aantal basis gegevens in te vullen. In de sectie “Overig” staan een aantal specifieke gegevens die van belang zijn:

Meestal is de administrateur een medewerker en kan als zodanig worden aangekruist. In het vakje “Functie” is aan te geven om welke functie het gaat. De loginnaam wordt automatisch gelijk gemaakt aan het email adres. Personen zonder email adres kunnen niet inloggen op het systeem. Dan moet de rol “admin” gekozen worden voor deze persoon en een wachtwoord worden ingevoerd. Het wachtwoord moet nog een keer worden herhaald ter controle. De “taal” keuze moet voorlopig op “Dutch” blijven staan. Dit is de standaard taal waarin deze medewerker zal beginnen te werken bij het starten van de toepassing.Indien meerdere administrateurs aan de slag gaan met het systeem moet het bovenstaande worden herhaald voor iedere medewerker die met dezelfde rechten gaat beginnen.

Vervolgstappen

Om de voorbereidigen af te ronden moeten de volgende stappen doorlopen worden. Kies voor iedere stap de bijbehorende pagina in de handleiding:

• Seizoen aanmaken (inclusief het instellen van de roostervrije dagen voordat u cursussen gaat inplannen!!)
• De categorieën bepalen (denk hierbij vooral in SEO termen en denk niet intern gericht!)
• Alle systeem instellingen toetsen en instellen op uw werkwijze
• De sjablonen voor de correspondentie inrichten

Het is van belang om met enkele test cursussen waarop u uzelf inschrijft alle scenario's die u straks gaat tegenkomen een keer te doorlopen:

• Schrijf u in op een cursus waarvan nog niet is besloten of hij doorgaat en stuur de mails
• Schrijf u in op een cursus waarvan al is besloten dat hij doorgaat en stuur de mails
• Schrijf u in op een cursus die al is afgelast en stuur de mails
• Meld u af op een cursus, besluit of daar kosten aan verbonden zijn en stuur de mails
• Stuur tussendoor een vrije mail om de deelnemers op de cursus te informeren over iets wat onverwacht is gebeurd (les uitval o.i.d.)
• Stuur een docent informatie over de cursus na het besluit (en het instellen daarvan) dat een cursus doorgaat. Stuur de deelnemerslijst als bijlage mee
• Boek een betaling die binnenkomt voor iemand die het lesgeld zou overmaken (indien u die methode uberhaupt toepast)
• Zorg dat de test cursus een lage prijs heeft en doe eens een incasso om te zien hoe dat werkt
• enz.... u kunt zelf eenvoudig uw normale handlingen bedenken en uitproberen

Succes met de start! 

Indien u vragen heeft: de beste manier is het indienen van een support 'ticket' op het support systeem.