Financieële overzichten

Introductie

Om de financiele overzichten te kunnen duiden is het van belang de geschiedenis en opzet van MijnVolksuniversiteit.nl te begrijpen. MijnVU is nooit bedoeld geweest als boekhoudpakket. Het is een systeem om inschrijvingen op cursussen te kunnen administreren en om vast te stellen of door de cursist aan de betalingsverplichting is voldaan. Het uitgangspunt daarbij was altijd heel eenvoudig: een deelnemers op een cursus is een bepaald bedrag verplicht (de prijs minus kortingen en vermeerderd met eventuele toeslagen) en er zijn betalingen gedaan (ideal, pin, overmaken enz) of afgesproken (incasso's). Zolang het saldo van die 2 op nul uitkomt is het in orde. En daarbij helpt de administratie.

In een boekhoudpakket wil je weten wat een cursus heeft opgebracht en wat die heeft gekost. Dat doet het MijnVU pakket dus niet voor je. Maar het kan je wel helpen met wat informatie. En daar gaan de overzichten op deze pagina over. Maar MijnVU levert geen geautomatiseerde aansluiting op een boekhoudpakket. Daar is een keer een poging toe gedaan, maar dat bleek niet te realiseren op basis van de huidige opzet. MijnVU gaat uit van een kasstelsel met als doel dat het saldo per inschrijving nul wordt (en de inschrijving dus correct is afgewikkeld). Een boekhoudpakket wil weten hoe dat tot stand is gekomen door elke mutatie te boeken. Dat begint bij het vastleggen van de verplichting. En dat doet MijnVU dus niet. De start is een prijs die wordt bepaald door een status van de cursus. Als de status veranderd, verander ook de prijs en dus het begintpunt van alle daaraan gerelateerde inschrijvingen. Stel dus dat een cursus niet door gaat maar er wel al betaalde inschrijvingen op zaten, dan gaat de prijs van de cursus naar nul en dus gaat het saldo naar negatief wat voor MijnVU inhoudt dat er terugbetaald moet worden zodat het saldo weer op nul komt. Maar dat is dus heel anders dan boekhoudpakketten werken. En dan komt daar nog bij dat MijnVU in een lesjaar werkt en boekhoudpakketten meestal in een boekjaar wat gelijk loopt met een kalenderjaar. En dan is lastig om de omzet te verdelen.

Wat kan je dan wel met een boekhoudpakket in combinatie met MijnVU? Ons advies is meestal om het overzicht 'Opbrengst en kosten verdeling' te gebruiken. Dat komt het dichtst in de buurt van een reele verdeling, maar het is volledig afhankelijk van het nauwkeurig bijhouden wanneer een les daadwerkelijk is gegeven (achteraf dus, niet zoals gepland want niet alles gaat door volgens de planning ivm, ziekte, verhindering e.d.). En dat laatste gebeurt niet vaak (het aanpassen van de echte lesdatum dus). Daarom geven wij hieronder een toelichting bij de bedoeling van de overzichten, maar ook een aanwijzing waarom ze voor een boekhouder niet kunnen zijn wat die persoon gewend is. 

Mutatieoverzicht

Het mutatie overzicht is een Excel spreadsheet met een tabblad per betaaltype. Voor het aanmaken kan een datum reeks worden opgegeven zodat het mogelijk is om bijvoorbeeld per week een overzicht te maken van de transacties in die week.

Het mutatieoverzicht is niet meer dan een registratie van transacties in een periode. Als een ideal betaling is ontvangen, dan wordt die geregistreerd met de datum waarop de inschrijving is gedaan (ongeacht de datum op het bankafschrift). Als die transactie een incasso is, dan is de datum daarvan de vroegst mogelijke datum waarop MijnVU de incasso naar het SEPA bestand laat gaan. Dat is dus niet de datum waarop het bestand is aangeboden of waarop de incasso wordt uitgevoerd. Dat kan een andere datum zijn. En zelfs de datum van een contante betaling wordt bepaald door de persoon die hem invoert. Als de betaling even in een lade blijft liggen tot na de kerstvakantie, dan zit de transactie ineens in januari van het volgend jaar ipv het jaar waarop de betaling werd ontvangen. Met andere woorden, de transacties ondersteunen het berekenen van het saldo en zijn redelijk betrouwbaar qua datering, maar zeker niet zo exact als in een boekhoudpakket wat bankafschrijften inleest en verwerkt. Met andere woorden, vergelijk ze niet met elkaar, want ze kunnen gewoon niet altijd kloppen. Is dit overzicht daarmee slecht? Nee, want het was gemaakt om een administratie een hulpmiddel te verstrekken om echte financiele transacties op een bankrekening te kunnen controleren, maar niet om die te vervangen.

BTW Overzicht

Dit overzicht geeft binnen de opgegeven periode de verhouding weer tussen de omzet waarop BTW wordt geheven en de omzet die BTW vrijgesteld is. Op basis van deze verhouding kan de BTW verrekening plaatsvinden.

Opbrengst en kosten verdeling

Dit is een Excel export die op basis van de mutaties per inschrijving een inzicht geeft in de verdeling van de kosten en opbrengsten per kalenderjaar. En dus geeft dit overzicht alleen cursussen weer die door gaan (of zijn gegaan). 

Dit overzicht staat of valt met de nauwkeurige bepaling van de echte lesdatum. En die zijn zeker niet 100% correct. Wij kennen nauwlijks Volksuniversiteiten die het voor elkaar krijgen om de echte lesadata van alle cursussen 100% sluitend bij te houden. En omdat met name de cursussen die over het kalenderjaar heen gaan dan uiteenvallen op de lessen in het ene jaar of het andere jaar, is het zeldzaam als dit een echt goed beeld geeft. Maar omzet die in het ene jaar tekort komt zit in het andere jaar te veel en over alle cursussen heen en dat weer over meerdere jaren heen maakt in het geheel dus niet veel uit. Alleen sluit het dan lastig aan bij een boekhoudpakket. WIj raden meestal aan om de verdeling gewoon aan te houden zoals het overzicht het aangeeft en de kleine afwijking op de jaargrens voor lief te nemen. 

DCU overzicht

Dit overzicht biedt een Excel bestand waarmee eenvoudig een draaitabel gemaakt kan worden. Soms wilt u de DCU per seizoen zien en soms per kalenderjaar (ivm de opgave naar de bond). De DCU's worden in een seizoen of een kalenderjaar geplaatst aan de hand van de startdatum van de cursus. Voor de duidelijkheid, alle DCU's van die cursus vallen dan in hetzelfde seizoen of cursusjaar. Er is geen uitsplitsing over de seizoen of kalenderjaren heen!Voor een aanvullende instructie hoe u eenvoudig een draaitabel kunt maken. Klik op de youtube link voor een instructiefilm met geluid: http://www.youtube.com/watch?v=oybOdUCKR_o&feature=youtube_gdata_player. (u kunt het YouTube scherm vergroten voor een betere zichtbaarheid)

Management overzicht

In het managent overzicht staan de kosten en opbrengsten binnen het lopend seizoen uitgewerkt op basis van berekende opbrenst per inschrijving (dus niet of er ook echt betaald was zoals bij het overzicht 'Opbrengst en kosten verdeling'. Mede op basis hiervan kan worden beoordeeld welke cursussen door kunnen gaan en welke niet. En dus staan in dit overzicht alle cursussen ongeacht hun status juist om die status te kunnen bepalen. Hierop kan ook worden gefilterd.

In tegestelling tot het overzicht 'Opbrengst en kosten verdeling' dat op een omzetverdeling over de boekjaren is gericht, geeft de management informatie meer zicht op het rendement van elke cursus. Wat waren de totale opbrengsten en de kosten. En omdat de categorie er bij staat kan je bijvoorbeeld subtotalen per categorie maken en dan bepalen of een bepaalde verliesgevende cursus toch door kan gaan omdat hij wordt gecompenseerd door een andere cursus in het segment. Of hetzelfde per docent bijvoorbeeld. Soms is dat van belang omdat een nieuwe cursus nog moet groeien in belangstelling en er daarom soms wat geld bij moet in het begin. Voor dat soort overwegingen is dit overzicht gemaakt.

Opbrengsten en kosten per op te geven periode

Een overzicht waarin op basis van de gegeven lessen alle kosten en opbrensten in een op te geven periode worden opgesomd. De periode kan dus ook bijvoorbeeld een kalenderjaar zijn. Er is maar één voorwaarde: de lessen moeten goed ingevuld en bijgehouden zijn.

Locatiekosten

Het overzicht met locatiekosten is een Excel met de locatiekosten voor alle cursussen die doorgaan.

Kortingen

Het kortingen overzicht is een excel export met alle inschrijvingen waarop een korting van toepassing is.

IB47 (Beta)

De IB47 Excel kan worden aangemaakt over een op te geven periode, bijvoorbeeld een kalenderjaar. Maar om te beoordelen wat er dan in komt, is het van belang te begrijpen hoe de docenten betaling module werkt. En als die het afgelopen jaar helemaal niet is gebruikt, dan kan dit overzicht nog steeds worden gemaakt, maar komt het wellicht niet overeen met wat u daardwerkelijk heeft betaald (dat is dan namelijk niet vanuit MijnVU gedaan). Dus eerst de theorie. 

Op het docenten betalingsscherm geeft u een periode op waarover betaalrecords aangemaakt moeten worden. Zie ook het hoofdstuk over deze module. Dat gebeurt bijvoorbeeld in oktober over de maand september. MijnVU kijkt dan per les welke docent die les had gegeven en maakt dan per les aparte regels aan voor het honorarium en de diverse onkosten opties. Het is dan ook mogelijk om nog een memoriaal regel toe te voegen per docent, al dan niet gerelateerd aan een cursus of een les. Als er iets niet klopt of niet volledig is, dan is het over het algemeen het eenvoudigst om alle records te selecteren en weg te gooien. Daarna wordt de fout hersteld (bijvoorbeeld ergens een vergoeding vergeten) en wordt voor dezelfde periode de berekening nogmaals gedaan. Alle records worden dan opnieuw aangemaakt. Een update kan ook. Dan blijven de eerder berekende regels staan, wordt de fout hersteld en wordt de berekening opnieuw gedaan. Maar let dan erg goed op: bestaande regels worden aangepast, nieuwe worden toegevoegd indien van toepassing maar foute worden niet (nooit) verwijderd! Dat moet met de hand gebeuren in het scherm. Vandaar het advies: gooi alles weg en doe het opnieuw. Dat voorkomt verrassingen. 

Als op die manier voor alle betalingen alles klaar staat, dan kan er een betaal batch van worden gemaakt. Alle niet weggefilterde regels gaan in dezelfde batch. Dus stel dat er een batch per docent zou moeten komen (niet erg efficient, maar het kan), filter dan op één docent en maak de batch. Dan zit die docent in die batch en de rest nog niet. Of, filter op alle docenten met contractvorm Honorarium. Dan gaan die naar één batch en de rest (bijv. ZZP, Salarisverwerking) niet.

Belangrijk voor het IB47 overzicht: Op het moment dat regels in een batch zitten, zijn ze niet meer zichtbaar op het overzichtscherm waar de betalingen nog worden nagekeken. Maar ze zijn er nog wel, alleen niet zichtbaar omdat het scherm alleen regels toont zonder batchnummer. Regels die nog niet in een batch zitten dus. En als alle regels weg worden gegooid, zijn dat alleen de regels zonder batchnummer. Alles wat al eerder in een batch is gegaan, blijft bewaard. 

Dus, als een IB47 wordt gemaakt, komen daar op het moment van maken alle regels in die eerder in een batch zijn gekomen én alle op dat moment op het docenten betalingsscherm zichtbare regels. Dus die regels die nog niet in een batch zijn gekomen!!! In theorie houdt dat dus voor MijnVU in dat ze ook niet zijn betaald! Maar omdat MijnVU slechts de daadwerkelijke betaling voorbereid via SEPA bestanden, kan de werkelijkheid die door de organisatie zelf wordt uitgevoerd ook verschillen van de registratie in MijnVU. Dat is de eigen verantwoordelijkheid. 

En als een batch is 'teruggedraaid' (op basis van de normale functionaliteit), maar wel al betaald zou zijn... dan is het nog lastiger. Kortom, het werkt indien correct gebruikt. Maar met deze toelichting is in ieder geval duidelijk wat er in MijnVU gebeurt.